本站原创Abstract： This article analyzes the current situation of archive management in higher vocational colleges， points out the problems in the informatization construction of archive management in higher vocational colleges， presents the significance and feasibility of informatization construction of archive management in higher vocational colleges， and puts forward the new way of the standard of informatization construction， fund use and personnel management.
关键词： 高职院校；档案管理信息化；建设
Key words： higher vocational colleges；archives management informatization；construction
1006-4311（2013）10-0266-02
0 引言
伴着信息技术不断向前发展，传统的档案工作也在发生着转变，原来单纯依靠手工化操作的工作现在已经被自动化所取代，高校纷纷建设起属于自己的校园网，这样更给档案的信息化建设带来了难得的发展机会。但是因为此项工作起步时间较晚，所以经验方面存在着很大的不足，管理上也存在着弊端，目前在实际操作中仍然有不少问题时常出现。怎样将校园网建设当前的机遇紧紧抓住，把档案的网络建设问题完美地进行协调，是当前高职院校档案人员需要钻研和解决的一个问题。
1 高职院校档案管理信息化建设的重要意义
如今的社会是信息化的社会，原本高职院校进行档案管理的方式已经无法适应当前的形势。高职院校档案管理的信息化具有自身一定的优越性，同时也可以做成一项重要指标，来对高职院校管理技术水平进行衡量，一定程度上可以看出高职院校发展水平的高低。1.1 更利于对于档案纸质的保护，使用上更加便捷
作为高职院校来讲，通常会有用成千上万的学生和工作人员，需要进行管理的档案无疑是一个庞大的数目。同时，这些档案资料对于学生和学校来说都有着极其重要的意义。伴着社会和经济的不断发展，学校的规模也在不断进行扩大，但是，单纯凭借手工操作对重要档案资料进行管理，仍然会出现重要档案出现丢失或者是损坏的现象，这种情况是无法避免的；平时资料还会经常被查阅，同然也会带来一定程度的破坏，甚至是丢失。如果选用计算机进行管理，上述现象就不会再出现。其次，档案资料进行信息化管理之后，使用起来也会更加便捷。以往的纸质档案查询和统计都是使用人工来进行操作，如果使用信息化管理，上述的工作就可以通过网络的力量迅速地完成，无论是时间和空间都会更加简洁方便，避免了以前查找起来无比繁琐的过程。
1.2 有利于使管理人员工作效率和操作水平得到提高 当今的时代是一个追求效率的时代，原来的高职院校档案管理中，纸质档案无法形成信息网，借阅的时候都需要工作人员利用手工进行操作，不仅浪费时间、浪费精力还容易出现差错，并且在对档案进行管理和统计的时候同样出现了诸多不便，工作效率被大大降低。实施信息化管理之后，档案的管理就可以呈现出自动化、实时化以及网络化的特征。档案进行记录之后，可以反复进行记录，更加易于保存，也容易进行修改，还可以借助网络来进行传送，这样档案的使用率就被大大提高起来。档案进行查阅时候使用计算机管理，不仅操作起来十分方便，在使用时还会自己产生一系列的记录，针对逾期不还的借阅人员可以进行提醒，以上种种都有效地使档案管理员的工作效率大大提高。与此同时，管理人员也不用再进行原本繁琐的手工借阅和管
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理操作，剩下了大量的时间，可以用来学习新知识充实自己，不断钻研和提高自身的业务水平，提高为师生怎么写作的水平。1.3 顺应了当前高职校园管理的现代化发展趋势 伴着科学的进步和经济的发展，高职院校档案管理逐渐使用信息化作为重要的平台。首先，高职院校档案信息化建设对教育的深化改革具有不可忽视的影响作用。如今，高职院校时常出现合并，为了达到教学改革的目的，并且不断出现新的办学模式，这样一来，档案信息资源就会越来越多地被利用起来。如果一直沿用原本的传统方式进行管理的话，必定会给相关的一系列工作带来不必要的阻碍。其次，高职院校规模不断扩展，需要管理的档案数量也就日益激增，在对档案进行利用时也呈现不同的方式，传统的纸质档案就无法满足上述的需求。最后，传统的管理模式已经逐渐被信息化和网络化的方式所代替。所以，高职院校档案管理信息化是当前阶段高职院校发展的必然趋势。
2 高职院校档案管理信息化建设中存在的问题
近些年来，虽然高职院校的档案管理工作已经逐渐呈现出规范化的管理趋势，但是仍然有一些共性的问题存在于其中，比如说：领导对于档案管理的意识薄弱，没有对档案工作做到足够的重视，没有健全起来完善的档案管理制度。其中，档案工作本还存在着以下的一些问题：2.1 没有建立完善的管理机构，管理职能体现不出来
档案管理通常都是由学校设立的综合档案室来进行负责。常常因为一些遗留下来的历史原因，综合档案室仅仅对文字、音像以及些许的实物资料进行管理，而人事和财会方面的档案一般都是由其他的部门管理，这样一来就会有多个管理部门一起来对档案进行管理，对高校档案事业的发展没有好处。不仅给人力资源和物资带来了极大的浪费，还给档案管理向前发展的进程带来了影响。2.2 档案管理队伍整体素质偏低 许多工作人员缺乏对于档案事业的认识，认为档案工作的好坏与否，不会对学校造成任何的影响，这样就更加不会进行档案信息化建设。依照目前高职院校的情况来看，没有形成一支职业素质高、操作水平好、结构科学合理的档案管理队伍。此外，档案工作人员无论是从学历以及知识水平，还是年龄与职称来看都是不合理的。另外，学校源于：标准论文www.shuoshilunwen.com
各部门进行工作档案员很少接受过专业的培训，缺乏正常开展工作所需要的基本理论、基本知识以及基本技能，针对档案管理人员也没有经常进行再教育的工作，很大程度上影响档案信息化建设的发展。3 高职院校档案管理信息化建设应该开展的措施
针对高职院校档案信息化目前存在的种种弊端，一定要对不利因素做到足够的重视，同时采取积极的态度进行改正，做到变被动为主动。3.1 档案工作者必须更新观念 档案信息化建设一定要把转变观念作为工作的前提，在工作中体现出创新性，如果工作人员一直沿用并且满足于传统的操作方法，不愿意对管理理念进行更新换代，就算学校中接入了网络资源，添置了相应的软件系统，也无法将系统有效地利用起来，软件很容易成为闲置的“废品”。所以工作人员一定要对自身的观念进行更新，提高对于档案信息化的认识，改变原来的传统管理模式，不断学习新的专业知识，提高自身的操作技能和职业素养，做到与时俱进，不断地与时代一起进步。
3.2 领导要给予档案部门大力的支持 在档案信息化建设过程中，人才属于建设档案信息化的主要力量，也是进行档案信息化建设最主要的一个部分。目前，档案队伍绝大多数的工作人员，没有具备应该有的管理素质和技术水平。所以，领导应该大力重视档案信息化人才队伍建设的工作，不断对工作人员的队伍进行优化，同时一定要配置针对档案信息化进行技术研发的实用性信息专业人才。其次，针对已有的工作人员要不断地开展再教育，提高工作人员的职业素质、实际操作的能力、对于信息进行管理的能力，打造起来具备高素质、高技术水平的工作队伍。再次，完善相关的管理规定，从制度上要求档案人员一定要对档案信息化管理技术进行熟练的掌握。
4 小结
综上所述，档案工作信息化对于高职院校的建设有着不可忽视的作用，档案工作一定要与社会和国际进行接轨，这就需要档案工作者与所有档案管理部门共同展开努力，只有集合起众人的力量，档案现代信息化建设才会向着美好的明天不断发展、前进。
参考文献：
李国平.网络环境下高校档案信息化建设措施分析[J].运城学院学报，2010（05）.
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