本站原创一、电算化会计档案管理存在的理由
（一）管理制度不健全，缺乏政策保障。目前我国《会计档案管理办法》中对电算化会计档案的立卷、归档、保管、利用和销毁等管理流程以及保管期限等缺乏必要的制度约束和保障，会计人员在工作中对电算化数据常常感到无法可依，无章可循，给电算化会计档案的管理工作造成了一定困难。（二）电子数据备份不完善，造成会计档案不完整。根据财政部、国家档案局财会字〔1998〕32号《会计档案管理办法》第十二条的规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，不仅要保存电子会计数据，而且应当保存打印出的纸质会计档案。然而很多单位在执行过程中只注重了将核算过程中形成的纸质档案打印存档，却忽视了对电算化会计档案的管理和备份，这势必影响到会计档案完整性。例如：单位的决算数据要和相应的决算编制说明、决算分析报告等说明文档一起备份，如只备份报表数据，会造成会计档案的不完整，给利用也造成了不便。
（三）会计电算化软件及数据兼容性差，局限性大。作为会计电算化过程中形成的电子数据，由于其自身特点造成了电算化档案管理和利用的过程会受到很多因素的影响，有很大局限性，主要表现在以下几点：
1.数据格式不统一，影响管理的便捷性。以笔者所接触到的一些会计工作中常用的软件为例，形成的电子数据文件格式五花八门，如通用会计软件形成的账套数据是*.bdb文件，久其决算软件形成的文件是*.jio格式，国库几种支付系统形成的文件是*.da_文件，住房改革支出预决算管理系统形成的文件是加密的*.rar文件……如此多种多样的文件格式同时存在，如何将它们备份本身就是一个很棘手的理由。现在财务人员的工作强度比较大，且水平参差不齐，很容易忽视这些理由。如果备份不及时，或是单一的备份，而备注信息不完整，不能够直观地从备份的数据对应到相应的年份和数据信息，只能通过查阅纸质报表，那无异于又回到了完全依赖手工和纸质文件的时代，电算化所带来的方便和快捷就荡然无存了。
2.电算化数据的兼容性差，造成了很多数据无法识别。会计电算化所形成的电子文件有一个区别于其他电子文件的特点，即必须依托于特定的、专用的软件环境才能够被识别和读取。很多核算型会计软件或管理型会计软件，都不能像成熟的办公软件，如Office那样做到向下兼容，即高版本软件能够读取低版本的数据。这就造成了很多时候，我们以前备份的数据并不能在新版本系统中被正确的识别，这就使得我们的备份工作失去了作用。
3.会计电算化数据要依托特定的载体才能被读取。大部分情况下，备份的数据只有在与导出数据相一致的软件版本中进行恢复和导入，才能够转换成为可以识别的数字及图表等信息。
财务人员可能经常会遇到这种情况：需要查看以前年度的数据，或是换了新电脑，需要安装以前年度的软件，进行数据恢复，却发现必需的软件安装光盘已经找不到了。即使安装完软件，还是因为没有相应的数据补丁而无法恢复数据，财务软件的补丁程序很多，有的补丁还不止一次发布，尤其是有些修正软件错误的补丁，如果没有正确安装，很可能造成财务数据不能正常或是正确显示。
财务软件和补丁程序作为会计电算化数据文件运转的载体和依托，有着同样不可忽视的作用，缺一不可，这就决定了会计电算化数据的备份工作，不单单需要备份通过上报过程导出的数据文件、报表或者账套文件本身，更需要同时备份相应的软件环境和补丁程序。这往往能反映出在电算化数据管理中的一个误区：我们在进行备份时，极少有人会注重备份补丁程序。我们保留数据的目的是再利用，尤其是财务数据，它对于一个单位或一个企业有重要的参考或指导作用，如果忽视了数据的载体，数据就不能发挥应有的作用，也不能给单位的经营和管理提供帮助。
（四）电算化会计档案备份不得法，造成管理效率低下。电算化会计档案对单位的重要作用在于数据支持，其所能提供的数据查询功能往往能够极大方便单位制定管理策略，那么如何备份才将电算化数据的查询作用发挥到最大，是我们需要面对的课题。有时候，通过软件常规方式备份的是特定格式的数据，但为了查询方便，我们是否要将尤其是表格类的数据导出成为Excel之类具有查询和计算功能的电子表格数据一并备份，以便于日后的查询利用？又或者，什么请况下这些数据不能单独备份成电子表格，而是要保留原有的格式信息？这都是我们在工作中需要面对和解决的理由。如果备份不得法，备份的不是最需要的数据，在我们想利用这些数据进行财务分析时，无疑会直接影响到单位管理工作的效率。
（五）电算化会计档案容易受到计算机及网络安全性的影响。电算化会计档案在计算机中存储，其存储安全性极易受到计算机系统安全和网络环境安全的影响。如果会计人员在日常工作中只是简单的把自己当作是一个操作员，而不能很好的对计算机和网络环境进行必要的管理和维护，极容易出现因为人为误操作、系统文件丢失错误或是互联网、局域网病毒攻击等造成计算机系统或者电算化软件无法运转，电算化数据文件损坏或者丢失，给工作带来损失。
二、加强电算化会计档案管理的策略
针对会计电算化工作中出现的上述理由，笔者认为，应该从以下几个方面应对：（一）加快建立制度保障。建立健全电算化会计档案管理制度，规范操作流程、制定相应的标准，各单位领导要给予高度重视，根据电算化会计档案的特点和《会计档案管理办法》的相关要求，制定和修订本单位的会计档案管理制度，为会计人员的日常工作提供指导。
（二）着力提高思想认识。各单位一定要高度重视电算化会计档案的管理，确保电算化会计档案和纸质档案的管理都符合相关规定的要求，以保证会计档案的完整性。同时，会计人员需要树立行业责任感，加强学习，不断提高自身素质，细致认真地做好工作，以适应会计信息化工作日新月异的发展，适应新形势的需要。
（三）制定有效备份措施。财务人员要针对电算化会计档案的特点开展研究，重视电算化档案管理中各个环节的制约，尤其是电算化数据的备份工作，做到异地备份、外存储备份。如果只是依靠不脱机的备份，那么一旦计算机系统发生故障，会给数据造成不可估量的损失。另外，要高度重视系统平台和软件载体、补丁程序的备份，确保数据格式和软件载体能够有效兼容。有条件的单位，在不造成泄密的情况下，可以将财务软件的安装程序和补丁程序依托于本单位的网站提供下载。对于网络版财务软件的备份则尤其要切记，一切依托于对方怎么写作器的存储都不是一劳永逸的，一旦怎么写作器出现理由，数据的损失是毁灭性的。我们一定要做到将数据脱机存储，有备无患。
（四）合理分类电子数据。在会计电算化工作中，一定要定期对电子数据进行分析和筛选，分类利用，必要时可以建立数据库，如人员基础信息数据库、项电算化会计档案管理中存在的理由及策略由提供海量免费论文范文的www.shuoshilunwen.com,希望对您的论文写作有帮助.目数据库等。对于经常要查询到的一些数据，可以针对数据类型将不同的数据进行分类保存，对于文本型的数据（如项目申报书、可行性报告等）可将其另备份成*.doc等通用文本格式的文件，对于数值类型的数据（如数据表格）可以另备份成*.xls之类的电子表格文件，以方便利用数据，有效为单位的财务管理提供怎么写作。
（五）加强软硬件维护。财务人员作为数据的使用者，一定要定期对计算机及软硬件环境进行常规维护，确保电子数据的安全，不要等出了理由再去亡羊补牢。同时，对已经备份出来的数据要进行定期的检查和再备份，以避开数据的损坏或丢失，在现在的条件下，要避开用软盘备份，而尽量采用硬盘、光盘、磁带、缩微胶片等存储介质进行数据备份。计算机要经常进行病毒查杀，安装必要的病毒防护软件，以保障系统安全运转。
电算化会计档案管理工作刚刚起步，很不成熟，随着会计信息化工作的不断推进，今后还会不断遇到新理由，对于广大会计人员来说，任重而道远，需要在日常工作中不断学习，不懈努力。
（作者单位：国家档案局档案干部教育中心）