本站原创1 电子照片档案的结构
根据电子照片档案的特点，电子照片档案的结构主要分实体结构和逻辑结构。1.1 电子照片档案的实体结构。这里所讲的电子档案实体结构不是某份档案的实体结构，而是普遍意义上的电子档案实体结构。电子档案的载体可以是计算机固定硬盘、光盘、移动硬盘等材料。而且，电子档案的物质实体具有双重构成，一是电子文件的实体排列，一是电子文件之间历史联系的记录。电子档案结构实体主要由电子档案信息、电子档案信息符号以及电子档案信息符号的载体要素构成。任何一份电子照片都有形成的特定背景或事件，电子照片形成后，在将它整理归档时，都有附以其背景或事件的介绍。如果电子文件的背景信息跟电子文件内容信息经常被分离，一旦电子文件背景信息丢失，就会直接影响到电子文件信息的凭证作用或价值。
1.2 电子照片档案的逻辑结构。电子照片档案不是杂乱无章，毫无关系地堆积在一起的，它一定会有某种具体的结构，使其同时表现为一种特定知识的处理系统。现在，在电子档案逻辑结构的理论中，主要有两个要素，为“内容信息”和“历史联系”。内容信息是指因一些事件、通过一定的标志和记录在一定的载体上，经过有目的挑选后，被传递和被利用者接受的信息。如果将其再浓缩得小一些，则可以简单地称为一个“知识单元”。内容信息（知识单元）是电子档案逻辑结构的中心。历史联系是指电子照片档案中各个固定的、独立的、不全面的知识单元之间的关系。电子
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档案之所以不是杂乱无章的而又有一定的系统结构，其实质就是指其在逻辑结构中的历史联系将知识单元连接在一起，使它们相互支持，相互保障。在医院的发展历史中，同一背景产生电子照片的内容信息根据不同的整理原则，会呈现出不同的历史联系。即内容是相同的，但处在不同的历史联系中则位置不同。反之，同一内容放在不同位置，它们所表现出来的历史联系也就自然不同了。比如，医院的周年庆电子照片，它所产生的背景事件是医院周年庆典，在整理归档时，放在当年档案中，是当年活动之
一、而放在医院发展历程中，则是医院一个阶段的显现。
1.3 认识电子照片档案结构的价值。电子照片档案的形成是一个系统的动态过程。医院的电子照片负责人只有清楚电子照片档案结构，才能清楚而有效地做好归档整理工作。决定和促成电子照片档案系统的主要因素，即电子档案的价值。电子照片档案体系的形成和发展表现为不断把有价值的、值得保存的电子照片传输到电子档案系统中，与此同时，又不断把不具有保存价值的电子照片档案从电子档案系统中清除出去，从而丰富完善充实其本身。2 电子照片档案的现代化管理
增强电子照片档案管理现代化意识，加强人才培养。领导重视，增强档案意识，是做好电子照片档案管理工作的重要因素和条件。2.1 支持电子照片档案管理人员的工作，注重提高电子照片档案管理人员的技术水平和业务素质，电子照片档案工作才能得到足够的重视。使电子照片档案工作适应时代的需要，适应社会发展的需要。
2.2 加强电子照片档案的系统化建设，实现设备和技术的现代化。医院应加快设施（设备）和技术现代化步伐，全面提高电子照片档案管理的现代化水平。要及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪等现代化办公设备。要充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快电子照片档案信息数字化处理步伐。
2.3 电子照片档案管理人员应重视档案管理的标准化、规范化。为了防止出现重复、繁杂的混乱局面，电子照片档案管理人员首先要实现档案工作标准化、规范化，没有标准化、规范化就没有现代化管理。在电子照片档案管理中，其标准制定，需要根据医院实际情况，取得医院领导和全体工作人员一致的认同。虽然有一定的难度，但管理人员可以最大限度地争取大家意见，汲取相关档案管理科学知识，以达到标准的实用性、可行性，将电子照片档案管理达到规范化。
2.4 电子照片档案管理人员应正确处理手工操作与现代化管理的关系。实现档案管理现代化，需要一个过程。在这个过程中，手工操作与现代化管理将是并存的。电子照片档案管理的基础工作，例如建档管理、案卷整理，等等，主要靠的还是手工作业。我们必须正视这个现实，同时积极引进现代化新技术，使传统技术与现代化技术有机结合起来。
（作者单位：河南省胸科医院 来稿日期：2013-02-15）