本站原创关键词：工程设计 归档管理
城建档案是国家极具利用价值
摘自：论文范文www.shuoshilunwen.com
和潜在开发价值的重要资产，是国家重要的经济资源，管理好、利用好城建档案资源将对社会经济发展产生巨大的推动作用。工程设计类档案是城建档案的重要组成部分，同时也是设计院（所）的主要档案，它的收集完整、系统、齐全是档案工作的基本要求，是充分发挥城建档案凭证依据、查考、科技储备作用的前提。但是，由于许多地级市中小型工程设计单位存在档案材料不齐全、不完整，掉档、漏档时有发生，直接影响了城建档案的质量，为档案的利用带来很大的局限性。因此，有必要分析工程设计档案收集工作中存在的不齐全、不完整的问题及原因，探讨提高工程设计类档案归档率及完整率的有效方法。1、工程设计档案收集工作中存在的问题及原因分析
目前，据不完全统计，中小型设计院（所）工程设计档案归档工作存在相当严重的不完整现象，表现为建设周期长、时间跨度大的设计项目档案材料不完整、丢失；部分设计文件材料长期滞留在设计人员个人手中，破坏了科技文件材料自然形成的成套性，导致归档资料残缺不全，很难收集；电子文件没有统一规范的管理模式，处于自发形成和保管状态，散落在设计人员手中，造成电子档案损坏、失效、散失等，破坏了电子文件的系统完整性，以至无法提供利用，或利用范围狭窄，只能是业务人员之间互相传阅，效率低，无法实现科技档案资源的充分共享。
主要原因在于（1）制度的问题:档案管理系列制度不健全,执行制度不严格，致使归档工作无章可循，具有很大随意性。（2）人员的问题：领导不了解文件归档的必要性，不重视归档工作，缺乏督导；工程设计人员或受传统小生产习惯势力影响，或是担心资料被他人丢失，或是无时间整理，或是不明确归档范围，将文件资料据为已有，取用方便，不及时清退；档案人员有畏难情绪，不积极主动收集和督促清退文件，未提供快捷有效的档案检索怎么写作，使得技术人员宁愿自行保管文件资料，随时取用。（3）硬件设备的问题：由于计算机存储容量有限，建设周期长的大型面目在项目后归档电子文件时，新产生的电子文件不断覆盖旧的电子文件，或计算机系统故障，造成电子文件不完整；此外，计算机病毒、硬件故障、人为误操作、其他不可预见性因素都会造成电子文件损坏、丢失，很难与纸质文件保持一致。
2、如何提高工程设计档案归档完整率
当前工程设计文件材料收集工作中存在着归档不完整的诸多问题，违背了城建档案系统、完整的固有规律，影响了工程设计档案的质量和使用价值，提高工程设计文件材料的归档完整率是必要的和紧迫的。针对问题存在的原因，可以从制度、人员、方法几个环节着手，逐步提高工程设计档案的归档完整率。
2.1建立、健全档案制度
要做到工程设计档案归档齐全完整，必须要从制度上约束，制定完善的归档制度，明确归档目的、时间、原则、要求、范围等，使档案部门与相关部门有章可循。为增强归档制度的权威性和约束力，应依据《档案法》等有关法规制定。归档制度一经建立，则严格执行，以发挥实效。规定明确、详细的归档范围。依据国家档案局、建设部颁发的归档范围的相关规定，结合工程设计活动的特点，制定明确、详细的归档范围，是保证归档齐全的重要前题。归档范围应适度，从工程设计的整体概念出发，根据工程设计中形成文件材料的种类，把握重点，兼顾全面，明确、详细地规定出各个设计阶段的归档范围。
建立逐级管理责任制。责任制是加强工作责任心、提高效率、保证秩序的一项有效措施，要想收集一套系统完整的档案资料，首先工程设计人员要有较强的档案意识和责任感，积极配合档案人员进行档案归档工作；其次档案管理人员要经常深入到工程设计实际中去，注重了解工程设计的速度，在工程设计进入新阶段前，就下步工程档案的归档问题及时提醒有关领导和科技人员注意，并提出具体的归档要求。建立由主管总工——档案管理人员——室主任——项目负责人组成的逐级管理责任制，把归档工作落到具体人员的岗位职责，可以使档案收集工作跟上工程设计工作的每一环节，避免遗漏设计活动中形成的文件材料。
编制归档通报制。每年的总结通报上一年的归档情况，对质量好、归档率高的项目组予以表扬，同时批评归档率差的项目组，此外向全院员工通报档案室工作的成绩和不足，通报结果与设计人员的项目承包奖、设计评优奖挂钩。编制归档通报是一种很好的档案管理制度，一方面，以其公开、公正的方式在员工中形成一种主动清退设计文件、积极配合归档工作的风气，并对缺乏档案意识、不主动清退设计文件资料人员形成一种无形的压力；另一方面，其合理地运用经济原则，结合物质奖励与惩罚，加强对工作设计文件材料形成、积累的监管，促进归档材料的完整、准确、系统。
阶段定期归档制。按预可行性与工程可行性研究、初步设计、施工图设计、施工及竣工验收不同设计阶段相应的归档范围要求，分阶段定期归档。原因在于基本建设是按照一定的程序依次进行的，大、中型工程项目设计的周期性较长，时间跨度大，相关人员变动也较大，如不分阶段归档，大量的科技材料长期积压在形成部门，对生产业务部门是一个很重的负担，而且不利于维护有关文件材料的完整和安全。
随时归档制。针对时间紧，任务重的项目，设计人员要加班加点工作，文件材料形成很快，分阶段定期归档制已无法满足需要，这就要求建立随时归档制，加快节奏，提高效率，变定期归档为随时归档。
2.2树立档案意识，提高档案怎么写作质量
提高工程设计文件材料的归档完整率，仅仅建立起完善的档案管理制度是远远不够的，只有在工程设计人员中普遍树立档案意识，提高档案专业人员的怎么写作质量，才能自觉严格执行档案管理制度，形成主动清退文件与优质怎么写作的良性互动。否则，一切制度都是空谈，为此应做好以下几点：加快提档速度，改进怎么写作态度。科技档案管理的目的是提供利用，对于科研人员，时间就是成果，所以，档案人员应以最大限度缩短用户查找档案信息时间为已任，加快提档速度，改进怎么写作态度，耐心、热情，解除工程设计人员的思想顾虑。
变“你来我查，你用我找”式的被动怎么写作为“科技档案参考咨询”式的主动怎么写作。以科学技术档案为依据，积极发挥科技咨询和科技参考的作用，具体应做到，采用先进的档案检索工具与方法，开展对新的科技档案信息的报道和交流，以目录、简介等形式及时向有关部门和人员宣传、介绍；实行开架阅览，使密级低的档案直接与用户见面；积极进行档案资料的综合分析利用，根据不同的利用需求，整理出
二、三次档案文献，主动提供给利用者。
2.3采用灵活多样的档案收集方法
采取灵活多样的工作方法，多途径、多方式收集档案资料是提高档案完整性的重要环节。平时注意了解本单位各个时期、各个方面的工作内容、特点、程序、产生文件的情况，做到收什么、向谁收、何时收、怎么收等心中有数，这样就能有针对性地检查督促文件材料清退归档，堵塞文件散失的漏洞。健全文件材料收集网络，平时由各科室配备的档案员收集分散的文件材料，由专职档案人员指导、督促、检查项目组档案收集情况，保持与工程项目组的密切联系，待工程设计结束时很快立卷归档。
2.4利用专业档案馆的人才优势
各中小型设计院（所）可利用专业档案馆的人才优势，为各设计院（所）提供全方位，多层次的怎么写作。专业档案馆是市政府所属的科学文化事业机构，所有工作人员都具有档案管理的专业知识，可针对各专业部门的要求，提供档案收集、整理、分类编目、建立利用台帐怎么写作，达到城建档案可直接入库保管并提供利用的目的，减少有关部门因人员紧，工作繁忙，专业知识欠缺引发的档案管理工作薄弱的现象。3.结语
综上所述，只要建立起规范的档案管理制度，树立档案意识，提高怎么写作质量，采取行之有效的档案收集方法，就可以逐步提高工程设计档案的归档完整率，充分发挥工程设计档案凭证、查考、科技储备的作用。
参考文献：
1、《浙江档案》，1996年，戴惠芬，保证归档文件材料齐全完整的对策。
2、《城建档案》，2003年，张红，刍议建设系统业务、技术档案的管理。