本站原创关键词：情态；坏消息商务信函；语用功能
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商务信函是业务双方在商务沟通过程中进行信息传递、解决商务事宜以及建立联络关系的一种重要的书面材料。在很多情形下，一方必须向对方发出坏消息信函，其中包含会使对方感到不愉悦甚至失望的信息，例如抱怨、拒绝或索赔。在坏消息商务信函写作过程中若不能合理应用灵活、礼貌和委婉的方式，一封信函极有可能伤害甚至破坏已建立的商务合作关系。而恰当地使用英语情态不失是一种巧妙地在信函中呈现坏消息的策略。
一、情态的构成与表达方式
功能语言学理论认为语言具有人际功能，即语言在一定的情境中可表达说话人的所为、所想和所具有的身份、地位及其对事物的判断和评价，以及表达说话人和话语接受者之间的关系，而情态系统是语言人际功能的体现方式之一。说话人对自己提出的命题的有效性做出的判断、在命令中要求对方承担的义务以及表达的个人意愿等都可通过情态系统来体现。1.情态系统的构成。Halliday认为命题或提议的归一性表现为“肯定”和“否定”，即“是”与“不是”。命题的归一性两极之间存在不同程度的概率和频率，被称之为情态化或者为狭义的情态，主要表达说话者对命题可能性的判断。而提议的归一性两极之间存在不同程度的职责和倾向性，被称之为意态，主要表达说话者对命题合理性的判断。情态化和意态共同组成英语中的情态系统。
2.情态的表达方式。情态化或意态在传统语法中主要是由情态动词体现的，在功能语法中可有多种体现方式。Halliday指出情态可以通过情态助动词、情态附加语、谓语扩展以及人际隐喻来表达。
二、情态在坏消息商务信函中的表达
1.情态助动词。英语中表达情态作用最主要的一种方式便是情态助动词，包括may，can，must，might，could，shall，will，should，would等。情态助动词可以表达说话人对所述命题做出的判断，可以表达在提议中包含的个人倾向和意愿，也可以表达在命令中要求他人承担的责任和义务，因此在坏消息商务信函中情态助动词也是表示情态最重要的一种方式。例如：（1）We would advise you to claim on the company who should be responsible.（2）We shall be happy to see you can take advantage of our sings plan.（3）You may be aware that your continued silence has placed us in an awkward position and it is impossible for us to lee the above S/C outstanding for too long.（4）We must point out to you that this delivery is seriously inconveniencing us. 在这四个例句中，句（1）中的would、（2）中的shall和（4）中的must表示说话人的个人意愿和倾向，句（3）中的may表示概率，句（1）中的should表示义务。Halliday认为情态值有高、中、低之分，例如例句中的would、shall和must分别代表了低、中、高程度的意愿和倾向，因此在信函写作过程中一定要注意选择恰当的情态助动词来准确表达自己的信息。2.情态附加语。情态助动词可表达情态，同样，能表达说话人对命题的态度的一些介词或副词短语也有这样的功能，这类词或词组被称之为情态附加语。情态附加语可分为语气附加语和评价性附加语。语气附加语可表示可能性（如probably，possibly，maybe等），频率（如usually，sometimes，always等），不同程度的意愿或倾向（如willingly，readily，gladly等），以及要求承担的义务（如definitely，absolutely，by all means等）。而评价性附加语表达了说话人对命题整体的态度，可表示观点（如in my opinion，personally，frankly等），可表示预设（如evidently，apparently等），也可表示允许、劝说、愿望、有效性等。这两种附加语并没有非常清楚的界限，有一定程度的重合，最直观的区别在于语气附加语与语气系统表示的作用密切相关，而评价性附加语与句子的语气联系甚少。同时，评价性附加语后经常可以用逗号将其和句子其他部分隔开，这类表达在坏消息信函中主要放在写信人要表达的观点之前，方可重点突出写信人的态度，并可作为呈现给收信人坏消息之前的缓冲和心理准备。例如：To our disappointment，however，we he received no reply from you so far；而语气附加语在句中经常出现在动词的限定成分附近，例如：We he always been able to rely on the high quality of your peanuts and packing。
3.谓语扩展。谓语扩展的形式包括被动语态（如be expected/obliged to/allowed to等）和形容词词组（如be anxious/determined/keen/willing to等）。这样的词组可表达说话人的命令、倡议、意愿以及倾向，例如：（1）You are supposed to deliver the goods within three days.（2）You are expected to dispatch the correct goods to us as soon as possible.从句（1）和（2）中可以看出在要求对方履行某项义务时，用被动语态可以将we-attitude转化成you-attitude，体现了双方沟通中写信人并不以自己为中心，同时清楚地明确了对方的责任。