本站原创【关键词】邮电经济 文书档案 实际应用
提到文书档案工作，在一般人说来，就是简单的负责会议通知、会议记录；负责文件的收发、登记、传阅；负责档案的整理、归档和日常保管的工作。但在我近20年的实际工作中，体会到了文书档案工作在实际工作中确实有着很重要应用。
表面上看，文书档案工作可以说既繁琐又平淡，主要就是和流水样的文件资料打交道，将它们收集立卷归档，送去库房。随之又会有大量的新文件档案产生，再重复这个流程。
怎样才能将这些看似平淡繁琐的文书档案工作做得更加有实际意义呢？在我的实际工作中总结了以下两方面：
1.要做好这些归档后的档案编研和开发利用工作，为领导和相关工作人员研究问题提供参考
例如编写《大事记》、《组织机构沿革》等，可以有效的将文书档案利用起来，像编写公司史书一样，在我们创业的历史上留下应有的印记，也对领导和相关工作人员开展工作、研究问题有一定的查考价值。编写《大事记》，主要内容包括成立本公司至今，公司内发生的大事件、重要事件等。
《大事记》的记录范围包括：
1.1属大事、要事的记录范围
（1）人事变动事。包括：主要领导人的任免、调动；重要奖励、处分、离休、退休和逝世等事。（2）组织变动事。包括：机构的成立、撒销、合并；机构名称的更改、职权范围的调整、内部组织机构的变更、办公地址的迁移，人员编制增减等事。
（3）其他事。包括：本公司之外发生的重大事件对本公司发生的影响。例如气象的重大变化，遭受严重的自然灾害对我公司通信线路等造成的影响，预防措施以及善后处理等事。
1.2日常重要工作或活动的记录
（1）上级对本级重要领导工作活动。包括：上级对本级工作活动的重要指示、指导；领导人亲临视察、检查以及提出的主要意见；上级发来的重要文件以及文件的主要精神等。（2）本级重要领导工作活动。包括：对上级重要指示、指导、意见、精神的贯彻情况；本级机关发出的重要文件；重要决策和决议事项；本级领导人对机关部门或下属单位所作的重要批示、指示；本地区、本机关的重要会议：本级机关主要负责人参加的重大活动等。
（3）其他工作和活动。包括：本级机关的主要工作和主要工作成就，例如在工程建设方面、营销发展方面取得的重大成绩，重大失误等，以及上级的表彰、批评等。
我公司又依据《大事记》的记录，精简出公司有关于组织机构变化情况，编写《组织机构沿革》，采用编年体方式，按事件发生的先后顺序编写，内容从成立农安县邮电局至今，组织机构设置变化情况、机关名称的改变，成立、合并以及撤销时间，地址迁移，职权范围、隶属关系、人员
摘自：毕业论文题目www.shuoshilunwen.com
编制的发展变化情况等都有详尽的记录。编写《大事记》、《组织机构沿革》，忠实地记载着公司的重要工作活动和重大事件，对领导和相关工作人员开展工作、研究问题有一定的查考价值。因此，它首先可以为本公司的工作总结、工作检查、工作汇报、工作统计和上级机关掌握基本情况提供系统的、轮廓性的材料。其次，大事记具有史料价值，可以起到录以备查的作用，不再需要在浩瀚的文件档案中一件件的查找和核对相关事件，节省了大量宝贵的时间。第三，由于采用编年体记录，可以对比往年同期的工作情况，总结经验和不足，制定更加适合的工作方案。
2.要为一线员工的实际工作怎么写作
随着公司工作向无纸化办公、电子化办公的方向发展，几乎所有文件都是在办公网上传递，鼠标轻点，就可以将文件发送到所有相关部门，减少了收发、登记、传阅、装订的流程，给文书档案员留下更多的可利用时间。由于办公网上流转的多数都是营销方面的业务文件和通知，要考虑怎样主动收集相关资料，为一线工作怎么写作。在与一线员工接触中，了解到线路装机方面的汇总材料特别少，业务部门每次发下来的都是单个小区的业务通知，大致就是哪个小区可以装机了，哪个小区可以装光纤了。由于线务员普遍学历比较低，多数也不会使用电脑，一直没有系统的线路线序等的记录材料，一般都是老线务员带新线务员边装机维修边告知片区的大致情况。营业也存在类似的困难，用户来办新装机业务，对于小区是否可以装机，是光纤还是FTTH，是选普通号段还是选固定要求的号段，没有汇总的明细材料，经常是营业员之间互相询问，实在不行就在一堆文件中找资料，在业务上很费时间。一个新装宽带办下来，用户都等得不耐烦。
由于每个部门都没有专人留存相关的资料并汇总，我这个文书档案员觉得，如果联系各个部门齐心合力，应该可以汇总一个《县城线路线序资料汇总表》，这项工作很有实际意义，可以帮助装机、维修、营业等多个一线部门解决实际工作中的困难。
因为是县级的通信公司，总共只有300多员工，我作为一名老员工，与各个部门都很熟，就利用本身工作的特殊性，到各个部门与相关业务人员沟通，要求所有关于线务方面的通知和资料都要在下发到装机和营业的同时，上报综合办公室文书档案员一份备案。同时与装机部门沟通，宣传线序汇总表的实际工作意义。线务员听说我要做一个全县的线序资料汇总表，都纷纷表示愿意提供帮助。因为线务员都很忙，我就每天给老线务员们打电话预约，哪天有时间，不忙的话就来帮我汇总一下线序资料表！这样，几乎每天下班后，都有线务员自愿放弃休息，到办公室指导我填写资料。白天我自己的工作不忙时就到运维部和程控机房、数据机房去找所有能找到的相关资料，填写小区装机容量、线序表等数据。
经过上百名同事们3个多月的努力，一份《农安县城线序资料汇总表》完成了，主要包括县城所有新旧小区的线路资源、线序表、新入网可选号段、现空闲容量、现装机员电话等等，都记录为电子表格形式，一查就能查到，再也不用翻文件山了。汇总表通过公司的办公网，马上传递到装机维修组、营业组等一线部门，装机公司在装机中心每天安排一名值班员，负责帮助外线同事查资料，营业中心每台电脑下载一份，需要时就查一下汇总表，不再耽误时间。
汇总表局部实例：（见下表）。
工作初步完成了，以后还需要续写和修改更新，我与各部门业务员和线务员们都约定，每次新业务通知、线务员换岗、都要及时通知到文书档案员备案，大家一起维护这份线序资料汇总表。
实际工作中还有很多具体的小事，也可以体现出文书档案工作在实际工作中的重要作用。
总之，文书档案工作不仅是面向领导，更要面向基层，要在平凡的工作岗位上做出实际的贡献，还要继续学习先进经验，学习专业知识，深入一线，与时俱进，把文书档案结合所学的知识运用于实际工作中，为公司发展添砖加瓦。
参考文献：
邓绍兴，《档案管理学》，中国人民大学出版社
作者简介：
胡洪艳（1973-），女，民族：汉，籍贯：吉林省农安县，工作单位：中国联合网络通信有限公司农安县分公司，学历：本科，职称：助理经济师。
（作者单位：中国联合网络通信有限公司农安县分公司；吉林 长春 130200）