有关于高校OA系统与档案信息管理一体化建设途径

有关于高校OA系统与档案信息管理一体化建设途径

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高校OA系统与档案信息管理一体化建设途径研究摘 要:高校OA系统与档案信息管理系统的一体化建设是目前高校面对的重要信息管理理由之一。通过对黑河学院OA系统与档案信息管理一体化建设过程的介绍,探讨了一体化建设过程中的建设需求、建设途径、建设策略。
  关键词:OA系统;档案信息管理;一体化建设
  1001-7836(2014)03-0189-02
  自从2003年以来,全国各地新升本科院校正迅速成长为标准的普通高等院校,然而高校的发展程度不仅决定于其各专业学科的发展情况,同时行政办公系统和档案信息的管理也是衡量高校行政工作效率的重要指标。目前很多学校都引进了办公自动化系统也就是OA系统,高校的各职能部门以及各系、研究所都可以通过OA系统来发布业务信息,然而绝大多数OA系统未能实现高校档案管理信息系统的连接,导致很多信息的档案化处理仍然处于手工工作阶段,无法实现OA系统数据库和档案信息数据库的共享。因此,实现OA系统与档案信息的一体化管理非常必要。
  [JP2]1 高校OA系统与档案信息管理一体化建设需求
  1.1 信息转换与存储
  通过一体化管理使OA系统中的电子公文等数据及文件全文按照规定的数据格式要求进行转换,以实时或定时的方式归入档案信息管理系统的数据库中,实现将电子公文的相关信息包括公文的标题、编号、发布时间、发布单位等目录信息自动录入到档案信息管理系统的数据库中,并与相应的字段相对应,文件的全文以及附带的图像等多媒体信息将存放在服务器指定的目标位置中。
  1.2 减少冗余操作
  通过一体化管理的相关处理可以对OA中的已有数据信息进行提取和重新组合,达到相关规则的要求之后重新生成有用的数据,从而减少冗余操作,提高档案管理工作的效率和质量,同时也体现信息化校园建设优化设置的目的。
  1.3 稳定性和安全性
  在数据的转换和传输过程中,必须保证OA系统和档案信息管理系统的稳定性和系统中数据的安全性,既确保两系统原有数据的安全,不影响原有数据库的正常工作,又能保证数据传输过程中的安全,确保公文信息的准确性,不影响档案工作的根本属性。
  2 高校OA系统与档案信息管理系统一体化建设途径针对一体化建设需求,目前国内高校主要有两种解决途径:一是利用联机方式进行传输归档,二是建立高度共享的数据库中心进行传输归档处理。下面详细介绍两种方式的工作原理。
  2.1 联机传输归档方式
  这种方式可以将原有的OA系统和档案管理系