本站原创关键词：OA系统；档案信息管理；一体化建设
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自从2003年以来，全国各地新升本科院校正迅速成长为标准的普通高等院校，然而高校的发展程度不仅决定于其各专业学科的发展情况，同时行政办公系统和档案信息的管理也是衡量高校行政工作效率的重要指标。目前很多学校都引进了办公自动化系统也就是OA系统，高校的各职能部门以及各系、研究所都可以通过OA系统来发布业务信息，然而绝大多数OA系统未能实现高校档案管理信息系统的连接，导致很多信息的档案化处理仍然处于手工工作阶段，无法实现OA系统数据库和档案信息数据库的共享。因此，实现OA系统与档案信息的一体化管理非常必要。
[JP2]1 高校OA系统与档案信息管理一体化建设需求
1.1 信息转换与存储
通过一体化管理使OA系统中的电子公文等数据及文件全文按照规定的数据格式要求进行转换，以实时或定时的方式归入档案信息管理系统的数据库中，实现将电子公文的相关信息包括公文的标题、编号、发布时间、发布单位等目录信息自动录入到档案信息管理系统的数据库中，并与相应的字段相对应，文件的全文以及附带的图像等多媒体信息将存放在怎么写作器指定的目标位置中。1.2 减少冗余操作
通过一体化管理的相关处理可以对OA中的已有数据信息进行提取和重新组合，达到相关规则的要求之后重新生成有用的数据，从而减少冗余操作，提高档案管理工作的效率和质量，同时也体现信息化校园建设优化设置的目的。1.3 稳定性和安全性
在数据的转换和传输过程中，必须保证OA系统和档案信息管理系统的稳定性和系统中数据的安全性，既确保两系统原有数据的安全，不影响原有数据库的正常工作，又能保证数据传输过程中的安全，确保公文信息的准确性，不影响档案工作的根本属性。2 高校OA系统与档案信息管理系统一体化建设途径针对一体化建设需求，目前国内高校主要有两种解决途径：一是利用联机方式进行传输归档，二是建立高度共享的数据库中心进行传输归档处理。下面详细介绍两种方式的工作原理。
2.1 联机传输归档方式
这种方式可以将原有的OA系统和档案管理系统进行保留，通过技术手段实现这两套系统的连接，从而使OA系统中的电子公文数据能够通过网络传输直接存入档案管理系统[1]。这种方式在实现时需要开发通用的数据接口，使系统间可以流畅地进行跨平台的数据传输。接口程序将设置在OA系统上运转，用户在使用时只需通过单击相应的动作按钮（如存档或归档等），即可通过接口程序连接到档案信息管理系统的数据库，从而将电子公文数据写入数据库中。OA系统的动作按钮限制出现在显示“工作已结束”的文件使用界面上，并且设置了数据制约要求，既只允许拥有“导出数据”权限的用户看到这个动作按钮，操作既简单同时又具有安全性。具体数据导出时可以分为单条导出和批量导出两种方式。单条导出方式由于其单次导出数据较少，效率不高等因素，现在很少使用。批量导出方式与之正相反，它可以单次导出几百条以上的公文数据，节省时间。联机传输归档模式的接口程序也可以实现定时或实时的自动运转。2.2 数据库传输归档
在现实工作中，高校的各个职能部门由于使用信息管理系统的时间不一致，并且设计者也可能不同，导致各部门的信息数据源各不相同，不同数据源的数据类型、数据访问方式等方面也都有很大的差别。因此使高校的各系统之间、各数据源之间不能直接进行数据资源的交流和共享，产生“信息孤岛”。因此，要实现OA系统与档案信息管理系统的一体化管理，消除信息孤岛是工作的重点之一。目前，信息孤岛的消除办法有两种：一种是将各职能部门的信息管理系统通过系统集成的策略进行整合，实现各个系统的无缝连接[2]，这种方式形成的系统称为集成系统；另一种是抛弃原有的所有信息系统，重新建立符合数字化校园标准的系统，该系统将面向全校的办公自化管理、科研管理、教务管理、人力资源管理、学生工作管理、院系管理等工作，通过建立全面的、高度共享的数据中心，使以上各管理工作成为数字化校园系统的组成要素，各部门在自己的权限范围内可以共享数据中心的资源。